To 2010 ήμουν υπεύθυνη του εμπορικού τμήματος στη ΜΚΟ για παιδιά «Το Χαμόγελο του Παιδιού». Eίχα πολλές αρμοδιότητες και ευθύνες. Το γραφείο μου κατακλυζόταν από χαρτιά, το ημερολόγιο ήταν γεμάτο από ραντεβού, συναντήσεις και υπενθυμίσεις για εργασίες που χρειαζόμουν να κάνω.
Ένα πρωί ήμουν σε απελπιστική κατάσταση, ήταν τόσο πολλές οι υποχρεώσεις μου, που είχα πελαγώσει. Για καλή μου τύχη εκείνη τη μέρα είχα συνεδρία με την coach μου. Με τη συνεδρία αυτή, άρχισε μια καινούργια σελίδα για μένα όσον αφορά τις προτεραιότητες και την οργάνωση των εργασιών μου.
Θα μοιραστώ μαζί σας ότι έμαθα και τα οποία εφαρμόζω ακόμα και σήμερα και με αυτήν τη τεχνική είμαι αποτελεσματική και παραγωγική στη δουλειά μου.
Ξεκινάω τη μέρα μου έχοντας στο μυαλό μου τις εργασίες που χρειάζεται να κάνω. Οι πιθανότητες να τις ολοκληρώσω είναι λίγες αν δεν τις έχω γράψει. Για ποιο λόγο; Διότι όταν είναι γραμμένες (στο ημερολόγιο του κινητού, σε χαρτί ή οπουδήποτε με εξυπηρετεί) μπορώ να τις ιεραρχήσω και να δω ποιες είναι επείγουσες εργασίες, ποιες σημαντικές και ποιες μπορώ να αναθέσω σε άλλους.
Αρχικά γράφω σε μια λίστα όλες τις εργασίες της ημέρας μου. Στη συνέχεια τις συμπληρώνω στο ανάλογο τεταρτημόριο του «Σημαντικά και Επείγοντα» που επισυνάπτω.
Επείγον & Σημαντικό – Το κάνω τώρα
20% – 25% των εργασιών μου- Κρίσεις & έκτακτες καταστάσεις
- Πιεστικά θέματα
- Πρότζεκτ με προθεσμίες
- Καθήκοντα που δεν μπορώ να προβλέψω
Όχι Επείγον & Σημαντικό – Αποφασίζω πότε θα το κάνω
50% – 80% των εργασιών μου- Σημαντικοί στόχοι, επαγγελματικοί & προσωπικοί.
- Σχεδιασμός, Στρατηγική, Πλάνο για την εργασία μου
- Προσωπική ανάπτυξη
- Δραστηριότητες που θα με βοηθήσουν να πετύχω τους στόχους μου
- Χρόνος αναψυχής
Επείγον & Όχι Σημαντικό – Τα Αναθέτω
15% των εργασιών μου- Αποσπάσεις προσοχής
- Παρεμβολές, διακοπές, κάποια τηλεφωνήματα
- Κάποιες συναντήσεις
- Κάποια mail, κάποιες γραπτές αναφορές
- Δραστηριότητες που με εμποδίζουν να πετύχω τους στόχους μου
Όχι Επείγον & Όχι Σημαντικό – Ασχολούμαι ελάχιστα
1% των εργασιών μου- Ασήμαντα θέματα που ξοδεύουν άσκοπα το χρόνο μου.
- Χάσιμο χρόνου με συναντήσεις μεγάλης διάρκειας.
- Άσχετα mail
- Υπερβολική τηλεόραση
- Μερικά τηλέφωνα που μου τρώνε το χρόνο μου χωρίς αντίκρισμα για μένα.
